1) Connaissez toutes les caractéristiques de votre trafic :

  Nombre d’expéditions par an, et saisonnalité,
  Répartition précise des zones de destinations,
  Délais de livraison exigés et pratiqués,
  Poids moyen mais aussi poids maxima facturés,
  Proportion d’expéditions de moins de 500g (plis),
  Dimensions moyennes des colis,
  Prix moyen d’une expédition,
  Pourcentage d’expéditions facturées en poids volumétrique,
  Surcharges appliquées par les prestataires en place,
  Besoins en services associés
  Utilisation d’assurances complémentaires.

Sans une vision claire et exhaustive de votre trafic, vous pourrez difficilement obtenir des offres compétitives de la part des transporteurs, et il vous sera difficile de mesurer le potentiel d’économies réalisables avec les différentes offres.

2) Globalisez le maximum de vos expéditions avec un (au maximum deux) transporteur(s) :

Trop d’entreprises utilisent plusieurs prestataires. Cette solution ne peut être recommandée que pour les trafics très importants, ou pour les entreprises qui ont des besoins ou des destinations très spécifiques (par exemple vers l’Afrique). Il est toujours préférable d’avoir un transporteur principal qui est utilisé pour la majorité de vos flux. En effet plus vous globalisez, plus le taux de réduction atteignable est important. Les prestations des leaders étant fortement comparables, rares sont les entreprises qui ont réellement besoin de multiplier les transporteurs. C’est bien souvent les habitudes des différents départements d’une entreprise qui expliquent cette multiplicité d’acteurs utilisés. Des transporteurs utilisés ponctuellement facturent généralement au prix public. La logique, qui consiste à utiliser deux ou trois prestataires pour obtenir un phénomène de compétition favorable aux prix, n’a lieu d’être que pour de très gros trafics, et reste même discutable.

3) Limitez l’utilisation de l’express :

Il est toujours rassurant de confier une expédition à un expressiste. L’envoi est livré très rapidement avec une bonne qualité de services. Mais toutes vos expéditions ont-elles besoin de voyager en express ? Il faut savoir que le transport express correspond à la « business class » du transport de colis et de plis. Vous pourriez, par exemple, instaurer une charte d’utilisation des services des transporteurs visant à limiter l’utilisation de l’express. De nombreux transporteurs proposent des services fiables et aux délais garantis, nettement plus économiques, que de l’express. Ces services sont recommandés pour vos colis lourds ou volumineux. L’idéal est de pouvoir simuler à chaque expédition le prix et le délais de livraison pour chacun des services proposés par votre ou par vos transporteurs. Le logiciel « ColisControl », accessible depuis Internet, permet de comparer et de choisir la solution la plus adaptée et au meilleur rapport délai/coût, parmi vos offres négociés.

4) Faites tout particulièrement attention aux dimensions de vos colis :

Si vous expédiez des colis volumineux, les transporteurs vous facturent sur le volume de vos colis et non sur le poids, via le principe de facturation au poids volumétrique. Pour en savoir plus sur ce principe, consultez le site www.tarif-colis.com et son simulateur de poids volumétrique. Vous devez disposer d’une gamme complète d’emballages pour adapter le volume de vos colis à ceux de vos produits.

5) Négociez !

N’attendez pas les dates anniversaires d’un contrat pour les renégocier. Un contrat est modifiable à tout moment. Si votre trafic augmente vous devez exiger une nouvelle grille tarifaire. Si vous trouvez plus compétitif ailleurs, informez votre transporteur de votre souhait de transférer prochainement une partie de vos expéditions chez un concurrent. Un transporteur ne doit pas vous obliger à lui confier toutes vos expéditions jusqu’à la fin du contrat.

6) Utilisez les logiciels d’expéditions :

La majorité des transporteurs de colis proposent des logiciels gratuits simplifiant la préparation et le suivi des expéditions. Vous devez vérifier la présence de fonctions import et export. Ainsi vous pourrez télécharger les adresses des destinations habituelles depuis votre base de données ou depuis le logiciel d’un autre transporteur que vous utilisez déjà. La fonction export vous permettra de changer de transporteur (et donc de logiciel) sans avoir à ressaisir toutes adresses des destinataires. A noter que ces logiciels permettent aussi d’obtenir des statistiques très utiles au moment de renégocier vos contrats.

7) Négociez l’obtention d’un service clients dédié :

Certains transporteurs ont des plateformes de service clients dédiés pour leurs meilleurs clients. Si votre trafic est important (plusieurs centaines de colis par mois) vous pouvez exiger d’être rattaché à une de ces plateformes et demander un nom de contact (team leader) au service client.

8) Suivez vos expéditions :

Les expéditions livrées en retard par la faute du transporteur doivent donner lieu à un remboursement partiel ou complet des frais de livraisons conformément aux conditions générales de ventes qui prévoient parfois ce type de garantie. Attention : le remboursement est généralement conditionné à une demande écrite du client reprenant le numéro des expéditions arrivées en retard.